Jenseits von Infrastruktur. Neue Aufgabengebiete für Bibliotheken in der akademischen Publikationslandschaft

We built much of the infrastructure to publish academic content digitally and in open access. What are the next steps?

Dieser Post ging aus einem Vortrag für die Jahresversammlung der AG Informationskompetenz Schweiz hervor, die unter dem Titel “Publikationsdienste in Bibliotheken – was, wann, für wen?” am 25. September 2017 in Bern stattfand.

Ich habe das große Glück, dass ich seit einigen Jahren als Chef vom Dienst und Mädchen für alles im Publikationsbüro des Heidelberger Exzellenzclusters Asien und Europa direkt an der Schnittstelle zwischen Autoren, Technik, Bibliothek, Open Access und Verlagen sitze und somit einen guten Eindruck davon bekomme, welche Herausforderungen und Möglichkeiten sich für alle Beteiligten in der sich rapide ändernden wissenschaftlichen Kommunikationslandschaft ergeben.
Die meisten Fragen, die an mich gerichtet werden, haben entweder mit akademischem Schreiben auf Englisch zu tun (was ich seit vielen Jahre unterrichte) oder sie betreffen unsere Publikationsinstrumente, die wir seit 2009 am Cluster „Asien und Europa“ aufgebaut haben: unsere elektronische Zeitschrift Transcultural Studies, unsere Buchserie bei Springer, die seit 2010 erscheint, und eine neue Open Access Gold Buchserie, die wir im 2015 gegründeten Universitätsverlag heiUP publizieren. Während ersteres ein klassisches Beispiel ist für eine Kooperation von UB und Wissenschaftlern, die eine neue Zeitschrift auf OJS auflegen möchten, suchten wir für die erste Buchserie von Anfang an eine flexible Open Access Lösung mit einem renommierten Verlagshaus.
Wir entschieden uns für Springer, denn 2010 war dieser Verlag (wie in mancher Hinsicht bis heute) unter den führenden was Open Access betraf. Der Weg den wir  vereinbarten (dies war noch einige Jahre vor Springer Open anlief) erlaubt es uns die Bücher nach fünf bzw. vier Jahren Embargozeit als PDFs auf unserer Webseite zum Download freizugeben. Das ist eine eher ungewöhnliche Vereinbarung, die so vermutlich auch nicht ewig weiterlaufen wird, aber es erlaubt uns die Inhalte unserer Buchprojekte noch innerhalb der Laufzeit frei zugänglich zu machen.
Das dritte Publikationsinstrument entstand vor drei Jahren im Zuge eines Pilotprojekts, das die bereits angesprochene Gründung des Open Access Verlages heiUP unterfütterte: eine zweite Buchserie, diesmal komplett im Open Access Gold. Aufbauend auf die Arbeitsabläufe, Kooperationen und Erfahrungswerte, die wir in der Entwicklung und Produktion des E-Journals und der Springer Serie gesammelt hatten, wagten wir in einer engen Zusammenarbeit mit der Uni Bibliothek den Schritt in die Produktion von Open Access Gold Büchern vor Ort. Wir haben es bei diesem Projekt nicht nur geschafft Open Access Bücher ins Netz zu stellen und einen Universitätsverlag zu gründen, sondern auch zur Infrastruktur des Publikationsprozesses beizutragen: zum einen durch die Entwicklung eines XML-basierten Produktionsprozesses und zum anderen durch eine innovative Darstellung der HTMLs. Die Ergebnisse sind Open Source, das Projekt ist abgeschlossen, die Buchserie ist angelaufen, der Verlag ist gegründet und auf das zweidimensionale Interface bin ich besonders stolz.

Nun gibt es ja die weitläufige Vorstellung: if you build it they will come und wenn man sich die Bauwut betrachtet, mit der wir und zahlreiche andere findige Leute in den letzten Jahren digitale Instrumente und Werkzeuge rund um die akademische Kommunikation geschaffen haben, dann sollte man meinen, dass die verschiedenen Kommunikationsabläufe jetzt – weil leicht zu handhaben – akzeptiert und weit verbreitet sein müssten. Die Wirklichkeit sieht aber nach wie vor anders aus.

Es ist trotz aller Entwicklungen immer noch so, dass viele Wissenschaftler unengagiert und bisweilen sogar uninformiert sind über die Möglichkeiten, die ihnen offenstehen und über die Herausforderungen, die sie meistern müssen um international konkurrieren zu können. Dazu gehören Open Access und die Nutzung digitaler Werkzeuge ebenso, wie die nicht unerhebliche Hürde des Schreibens in einer anderen Sprache für einen Publikationsmarkt mit fremden Gepflogenheiten. VIelen Wissenschaftlern ist einfach nicht bekannt, was in der akademischen Kommunikationslandschaft passiert, welche Mechanismen dort zugange sind und was mit den Inhalten geschieht, die dort abgebildet werden.

Das hat verschiedene Gründe: Der wichtigste Faktor ist nach wie vor das Prestige-Gefüge in der Wissenschaft, aber auch der Zeitmangel spielt eine Rolle und vor allen Dingen der Mangel an Kommunikation – nicht nur was die Überzeugungsarbeit zum Publizieren im Open Access betrifft, sondern auch die Wahrung der eigenen Interessen. Gerade Jungforscher haben oftmals keine Ahnung was sie in Vertragsverhandlungen beachten sollten; es geht eher darum in einem relativ namhaften Verlag zu veröffentlichen, egal wie und zu welchen Konditionen, damit die für die nächste Bewerbung wichtige Zeile auf dem Lebenslauf steht.

Quelle: https://www.sciencemag.org/news/2016/04/whos-downloading-pirated-papers-everyone

Das Ignorieren der Umstände, die Forschungskommunikation ermöglichen, fängt jedoch schon viel früher im wissenschaftlichen Kreislauf an, man denke zum Beispiel an Sci Hub.  Die Zugriffszahlen sind enorm, dabei sind sich viele im Wissenschaftsbetrieb nicht darüber im Klaren, wie prekär dieser „schwarze Open Access“ ist. Die politische Situation dieses Guerilla-Unterfangens ist alles andere als einfach und damit gibt es so gut wie keine Garantie auf Zugriff, Nachhaltigkeit, oder Langzeitarchivierung. Das ist allerdings zweitrangig, denn – egal wie fatalistisch es sein mag – es geht den Usern vor allem darum einfach und schnell auf Material zugreifen zu können.

Der Wandel der Kommunikationslandschaft und die Rolle der Bibliotheken

Tom Friedman Up in the Air (2009-2010), Tom Friedman Studio, CC-BY-SA

Es wäre aber völlig falsch, das Problem allein bei den Forschern zu suchen; es wurzelt nämlich viel tiefer. Der enorme Wandel in der wissenschaftlichen Kommunikation betrifft alle, die in diesem Metier zugange sind – ob sie dies nun wollen oder nicht. Dabei ist es durch die schnelle Veränderung keinem der Beteiligten möglich, eine auch nur mittelfristige Strategie festzulegen. Waren z.B. noch vor zwei, drei Jahren die großen Verlagshäuser damit beschäftigt eine Open Access Strategie zu entwickeln, oder im Fall der ganz Tüchtigen, eine Open Access Strategie festzuzurren, so sehen wir heute wie sich große Häuser wegbewegen von den Erstpublikationen und sich neu fokussieren auf Infrastrukturen und Daten.

Wir befinden uns also in einem dynamischen System, in dem sich alle Vorzeichen und Annahmen immer wieder ändern. Trotzdem kann man sagen, dass Open Access mittlerweile soweit ist, dass viele infrastrukturelle Anforderungen überwunden sind: es gibt viele technische Instrumente, mit denen man die verschiedensten Publikations- und Kommunikationsprozesse bewerkstelligen kann. Es geht jetzt darum, Verbindungen zu schaffen zwischen Technik, Fachcommunities, Förderungseinrichtungen und der weiteren Gesellschaft. Kurzum, es ist wert einen Versuch der Stabilisierung zu starten. Und dieser Versuch geht am sinnvollsten von den Bibliotheken aus.

Wollen sie jedoch nicht nur Knotenpunkt der akademischen Informationsverwaltung sein, sondern zum Fanal für alle Beteiligten in der Wissensproduktion avancieren, dann müssen Bibliotheken zunächst zwei Aufgabengebiete abdecken. Beide liegen jenseits der Infrastruktur: es gilt kluge Angebote zu entwickeln, die die Entwicklungen in den Campus hineintragen und eine durchschlagende Kommunikationsstrategie, die das ermöglicht. Man sieht bereits  Bibliotheken, die diesen Weg beschreiten. Ein Beispiel ist die Anpassung der Personalstrategie, wie man an folgenden Stellenausschreibungen sieht.

Personelle Veränderungen. SFU Vancouver Stellenausschreibung vom August 2017

Personelle Veränderungen. SUB Göttingen Stellenausschreibung vom September 2017

Personelle Veränderungen. TIB Hannover Stellenausschreibung September 2017

Angebote wie diese sind wichtig. Allerdings reichen sie nicht wirklich aus, um den Wandel zu ankern. Aus der Fragmentierung der Wissenschaftslandschaft sind nämlich große Probleme in der Kommunikation und der Kollaboration erwachsen. Wir arbeiten, gerade in Deutschland, in einer Struktur, die oftmals Brückenschläge und Verknüpfungen erschwert, gerade wenn es um die Autonomie in der Beurteilung, Erstellung und Bewertung von Inhalten geht. Ein Beispiel: als wir vor einigen Jahren einen Schreibservice in Kooperation mit der Graduiertenakademie für auf englisch verfasste Dissertationen ins Leben riefen, bekamen wir unerwartet starken Gegenwind von einem Professor aus dem STEM Bereich, der sich regelrecht empörte über die Anmaßung unsererseits, auf irgendeine Art in die Inhalte seiner StudentInnen eingreifen zu wollen.

Petrus Spronk, Architectural Fragments, Photograph by Alan Levine, CC-BY-SA

Mit dem Angebot alleine ist es also nicht getan: Kurse, Dienste und die dazugehörigen Stellen sind nur ein logischer zweiter Schritt, der auf die bereits erfolgte Erstellung des technischen Instrumentariums folgt. Der dritte Schritt wird der wirklich große: wir brauchen ein konzertiertes Herangehen an die Kommunikation, das in vieler Hinsicht einen Sinnes- bzw. Kulturwandel auf dem ganzen Kampus erfordern wird. Dazu ist viel guter Wille erforderlich. Für die nötige Überzeugungs- und Aufklärungsarbeit brauchen die Bibliotheken hier Rückhalt nicht nur von Wissenschaftlern, sondern auch – und das ist ganz zentral – von der Hochschulleitung und der Politik.

Das wird eine formidable Aufgabe, denn bei unserem Thema geht es nicht so sehr um Forschungs- oder Lehrinhalte, sondern um ein Metathema, das seit Jahrzehnten zersplittert und oftmals hinter vordergründigen Inhalten verschwunden ist: das Handwerk des Schreibens, der Vorgang der Publikation und, vor allen Dingen, die Räson hinter beidem. Dieses Thema gilt es neu zu entdecken und beherzt anzugehen und zwar nicht nur auf institutioneller, sondern auch auf höheren wissenschaftspolitischen Ebenen. Wenn sich auch hier einiges in den letzten Jahren getan hat, so führt bis zum Abschluss des Wandels in der wissenschaftlichen Kommunikationslandschaft gewiss noch ein langer, verschlungener und steiler Weg.

Aber fahrende Scholasten schreckt das ja nicht. Also, wie man so schön auf Russisch sagt: Вперед!

On the Oxford Dictionary’s Choice of “Post-truth” as the Word of the Year.

What a mess: Turns out my enthusiastic use of Facebook over the last years ended in a semantic cul-de-sac. Like millions, I handed over my personal interests, preferences, and personality traits (“which Sherlock Holmes are you?”) to an invisible data-glutton who diligently digested all my information and spewed it back at me in the form of a tailor-made feed where I found little to disagree with. Recently, my time to read newspapers became ever more scarce, while the convenience of finding “all I need to know” on FB lulled me into a false sense of security. Now it is clear that what I had considered to be “the situation” turned out to be an incredibly skewed vision of reality. Like so many after Trump’s election and Brexit, I am shocked to realize that I have no idea any more what is true and what isn’t. As of today, the jargon expression I’d been using for a while to describe this state of affairs has become an official word with a pedigree: post-truth.

What does this mean for scholarly communication? Here, too, the foundations of what is and what isn’t true have been shaken. Peer-review has taken a hit as a bastion of quality control; the reproducibility crisis put a dent into the credibility of STEM research. The humanities and social sciences have been grappling with the post-modernist legacy of “there is no truth” for decades.

What is left? Technology? Possibly, but we need to ask ourselves whether we are building things for the betterment of life or because we want to hand over more and more tasks and thus responsibility for our lives to non-human intelligence. What is at the end of that rainbow? The discussions will have to continue!

Perhaps truth (absolute or otherwise) is over; nevertheless, if we want to co-exist peacefully, we will have to agree on what we consider important and beneficial to all. Rebuilding a social consensus is going to be very difficult and a lot of work. We will have to reestablish the meaning of concepts such as “democracy”, “freedom”, “security”, “privacy”, “community”, or “accountability”. We will have to continue to improve the way we disseminate and vet information and research results. And, as I argued yesterday, we will have to get better at communicating our work to everyone – not just those within our algorithmically curated information-bubbles.

Outsourcing Editing? Part II

Last fall, I wrote about the financial challenges of quality copy editing. The post grew out of having to develop a new editing workflow and a sustainable business model for our local publications. My plan was, as I wrote in October, to pursue contracts with some of our long-time freelancers and one or two additional providers. They arranged for a series of editing samples that tackled an excerpt from one of our typical texts. The quality was good and the price seemed fair but while we were negotiating, my erstwhile strategy was overtaken by developments within the university administration, which made outsourcing a lot more complicated.

With this change of administrative goalposts came the realization that we would have to produce Issue 2/2015 of our e-journal Transcultural Studies completely in-house because we would not be able to reorganize the outsourcing workflow in time for publication. It was only the second time we had to handle everything from submission to publication without the assistance of a freelancer. However, we did well: When we went live just before Christmas it had become evident that our team, consisting of two copy-editors, one layout-specialist and two assistants (all on part-time student assistant contracts except for one copy-editor who holds a 50% editorial assistant position), had grown enough to accomplish the production (read: from copy-edit to publication) of a book-length project (130 and 289 pages respectively) in about seven weeks. This includes two rounds of changes by the authors, as well as the production of pdfs (InDesign) and an html version.

After some internal discussions with the powers that be, we decided to shelve all negotiations with freelancers and instead test our internal workflow further with a larger manuscript. The project that became our next guinea pig contains some 25 essays of varying length and uneven linguistic quality, written—like most of our submissions—in English by non-native speakers. In short, this project was several times the size of the e-journal issue we had just tackled.

The task really stretched our capacities: First, we learned that our project management needs fine-tuning. There were redundancies due to oversights and varying competencies. We format according to the Chicago Manual of Style and some team members are more familiar with it than others, which translated into repeated rounds of checking. This is no big deal for an essay or two, but when there are two dozen essays to edit, this can consume many hours. Further developing copy-editing skills is therefore high on our agenda.

Second, there are divergent approaches to editing within the team. Some edit with a more pedagogical bent because they usually deal with student papers. Others come from a publishing background and approach problem solving in a more fait accompli way. The former may tell the author the nature of their mistakes, while the latter offer a take-it-or-leave-it alternative formulation instead. Both approaches have their merits and we will have to find an editing style that combines the best of both without prolonging the overall publication process.

Last but not least, we grappled with the question of how perfect a manuscript can get before it goes into layout. It is part of a good editor’s skill set to know when to let go and come to terms with the fact that no manuscript will ever be flawless. All editors have to weigh between production costs and perfect formulation and formatting. In all my years on the job, I have never been in a win-win situation when it comes to this. Something always has to give. How much that is or when the right time has come to let go is something that as a team we have to agree on.

In the end we took too many hours for the copy-edit. It would have been undoubtedly cheaper to outsource the task to a freelancer for a fixed price. But I consider the difference as an investment. As we hone our skills, we will get better and faster and thus more cost-effective. Since the next excellence initiative is around the corner and the tremendous challenges of publishing competitive English-language output in the humanities and social sciences by non-native authors is unlikely to go away, an experienced resident editing team will be able to offer indispensable support not only to in-house  publication projects, but also to resident scholars who wish to place their work with high-profile international publishing houses.

We received the next book manuscript a couple of weeks ago for copy-edit. Let’s see how much we have improved. Part three on this topic will follow.